Mise en place en Mars 2015

Temps de process: -55 minutes

Temps de travail: -4h/j

ROI: 6 mois

Tous les matins, les commerciaux décrochent le téléphone et appellent leurs clients distributeurs qui passent commande. Ces commandes doivent être expédiées dans l'après-midi. Toute la production est en flux tendu tiré, la minute de process est prisée. Le gain le plus rapide est celui du flux d'information. Le mapping ci-contre montre la situation diagnostiquée avant la mise en place d'un logiciel, les post'it rouges représentent les Non-Valeurs Ajoutées(NVA): 83% du process de transmission des commandes.

Accélérer les flux

Leur logiciel a été conçu pour ce flux spécifique. Il a permis d'accélérer le process de 55 minutes. Les commerciaux tapent au lieux d'écrire, le secrétariat n'intervient plus, le chef de production sort sa tablette pour planifier au lieu de courrir à son bureau, il n'a plus besoin d'imprimer une feuille par machine puis de les distribuer, puisque les opérateurs voient directement les commandes qu'ils doivent préparer à l'écran de leur machine.

Gagner du temps

Les commandes arrivent plus vite, les fabrications peuvent être regroupées pour gagner en nombre de changements de série. Le chef de production a plus de temps à consacrer à sa vrai mission : le management. Grâce à l'outil, il gagne 2 heures de déplacement et de ressaisi par jour.

Fiabiliser l'information

Une seule saisie limite le rique d'erreur et le logiciel peut verifier qu'il n'y ait pas d'incohérence.

Visualiser les informations

Ce qui n'est pas fabriqué est en Rouge, ce qui est en cours est en Orange et ce qui est fait est en Vert. Opérateurs, Chef de production, Commerciaux, tous peuvent savoir à tout moment l'état de leurs commandes.

Toujours évoluer

Une fois cette colonne vertébrale installée, il a été possible de rajouter tout un tas de fonctionnalités, l'évolution est progressive, elle va au rythme des idées et de la volonté des colaborateurs de l'entreprise. Leur logiciel est maintenant capable de gérer des stocks, de gérer des indicateurs de rendements, de remplir les bons d'expédition, d'envoyer aux transporteurs le planning des chargements, d'afficher en temps réel la marge faite pour chaque commande fabriquée. D'autres évolutions sont en perspective, toutes les portes sont ouvertes.

Quelques captures d'écran de leur logiciel

PSE est une association humanitaire qui a sorti les enfants de la décharge de Phnom Penh(Cambodge) pour les scolariser.

Pendant le mois d'Août, 200 moniteurs du monde entier viennent pour organiser le SummerCamp.

Pour partir, les moniteurs doivent s'inscrire, faire une lettre de motivation, envoyer leur CV, participer à un entretient. Une fois selectionnés, les moniteurs doivent envoyer à l'association plusieurs documents dont un certificat d'assurance, une copie du passeport et de leurs billets d'avion.

L'association doit gérer l'arrivée des moniteurs sur le camp, ceux-ci arrivent par plusieurs avions, il faut aller les chercher à l'aeroport aux bons horaires. Puis il faut entamer la procedure de check'in pour chacun des 200 moniteurs qui consiste à leur fournir l'équipemnent nécéssaire, vérifier toutes les informations fournies.

A l'issus d'une semaine de formation et team building, les moniteurs sont répartis par camps.

Tout ce processus n'est pas facile à gérer pour 200 moniteurs avec simplement des mails, un papier et un stylo.

Nous avons donc développé un site web qui permet de gérer les candidatures, les documents, les horaires d'arrivés et la répartition par camps. Cet outil permet de faire gagner un temps précieux à l'équipe organisatrice et fiabilise tous les documents renseignés.